Dokumentenverwaltung und Zeugnisarchivierung

SchILD bietet unter bestimmten Umständen die Möglichkeit, generierte Reports als .pdf zu archivieren.

Reports, welche mit der Datenquelle "Schueler" erzeugt werden, können in der Dokumentenablage abgelegt werden.
Zeugnisse können in die Zeugnisablage gelegt werden.

❗Wichtig!

Hierbei ist zu beachten, dass die Dokumentenablage entsprechend der Löschfristen bei der automatischen Prüfung mit geprüft und bei Ablauf der Löschfristen mit gelöscht wird.

Dokumentenablage[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Dokumentenablage kann zum Beispiel genutzt werden, um Warnbriefe wegen Nichtversetzung, Warnungen wegen zu vieler Fehlstunden oder auch besondere Anschreiben an die Erziehungsberechtigten digital abzulegen.

Um die Dokumentenverwaltung und Zeugnisarchivierung zu aktivieren, müssen entsprechende Ordner angegeben werden. Dies ist über Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Dokumentenverwaltung möglich.

Hier in diesem Fenster lassen sich nun für beide Archivierungsmöglichkeiten getrennt Ordner setzen. Wurde ein Ordner eingestellt, stehen die Dokumentenverwaltung beziehungsweise die Zeugnisarchivierung zur Verfügung.

💡Hinweis

In größeren Systemen werden diese Verzeichnisse als Netzlaufwerke angelegt werden, so dass alle Personen gleiche, auf einem Server liegende Verzeichnis verwenden.

Bei der Dokumentenverwaltung kann die Dateimaske eingestellt werden. Diese bestimmt, wie die archivierten Dateien später benannt sind. Der Standard

"<nvgd>\<f>_<d>"

sieht kryptisch aus, bedeutet aber im Klartext, dass erst für jede Person ein Verzeichnis angelegt wird, das aus Name, Vorname, Geburtsdatum besteht, also z.B. "Müller, Hans, 30_09_2013". In diesem Verzeichnis werden dann die die Dokumente mit dem Dateinamen (<f> für file), gefolgt von einem Unterstrich "_" und dem Datum der Reportgenerierung (<d> für date) abgelegt.

Sie müssen aber diese kryptische Schreibweise nicht selbst einsetzen, sondern können sie bequem per Menü über Dateimaske bearbeiten konfigurieren. Die Merkmale in der Mitte können einfach per Drag&Drop - Mauszeiger über das Merkmal bewegen, dann die linke Maustaste gedrückt halten und das Merkmal nach rechts oder links ziehen und dann das Merkmal loslassen - entweder nach links in den Verzeichnisnamen oder nach rechts in den Dateinamen ziehen. Die Reihenfolge der Merkmale kann dann mit den kleinen roten Pfeilen verändert werden.

Hier im Beispiel wurde noch die Uhrzeit der Reportgeneration zum Dateinahmen hinzugefügt, was am zusätzlichen Schalter "<z>" in der Dateimaske zu sehen ist.

Entscheiden Sie sich für eine sinnvolle Struktur der Ordner. Existiert dieser Ordner nicht, wird er bei der Erzeugung eines Dokuments angelegt.

Abruf von Dokumenten aus SchILD-NRW[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

💡Tipp

Im Dokumentenordner können auch eigene Dokumente wie pdf-Dateien oder Dokumente des verwendeten Textverarbeitungsprogramms abgelegt und mit einem Doppelklick aus der SchILD-NRW-Dokumentenverwaltung heraus gestartet werden.

Ein Doppelklick auf Ordner klappt diese auf und zu.

Ein Doppelklick auf eine der Dateien startet diese mit dem in Windows für diese Datei verknüpften Programm.

Mit der Rechten Maustaste öffnen sich das für diese Datei beziehungsweise für Ordner verwendete Windows-Kontextmenü, so dass zum Beispiel Ordner extern im Windows-Explorer geöffnet werden können.

Zeugnisverzeichnis[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wurde das Zeugnisverzeichnis gesetzt, werden dort die Dateien mit einem Namen abgelegt, der folgendem Schema entspricht:

 Name, Vorname, Geb.-Datum, Klasse des gedruckten Lernabschnitts, Name der Reportvorlage.pdf

Ein Beispieldateiname nach dem hier erklärten Schema.

Somit würde zum Beispiel nach einem derartigen Schema eine Datei in der Dokumentenablage benannt werden.

💡Hinweis

Bei diesem Verzeichnis ist zu beachten, dass Dateien darin nicht das Datum oder andere Werte, die für das Dokumentenverzeichnis eingestellt werden können, beinhalten. Somit wird immer nur das letzte Zeugnis - einer bestimmten Anlage - abgelegt.

Um Zeugnisse vergangener Lernabschnitte zu erhalten, sind die passenden Zeugnisse in Ordner der entsprechenden Lernabschnitte zu kopieren. Alternativ ist das Zeugnisverzeichnis als Dokumentation des jeweils letzten Standes mit dem aktuellsten Zeugnis zu sehen.

Sollen die Zeugnisse automatisch passend benannt werden, kann entschieden werden, die Dokumentenablage auch zur Zeugnisarchivierung zu verwenden.

Verwendung der Verzeichnisse[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wurde die Dokumentenverwaltung aktiviert, stehen bei der Generierung von Reports neue Schaltflächen zur Verfügung:

Drucker mit Archivierung: Dies generiert den Report wie gewohnt, der zu einem Drucker gesendet werden kann und generiert ihn im Anschluss noch einmal erneut, um ihn als .pdf in den jeweiligen Schülerordner abzulegen. Drucker ohne Archivierung ist die Schaltfläche, mit ein Report einfach nur zum Druck erzeugt wird.
Nur Archivierung (in Dokumentenablage) generiert den Report direkt in die Dokumentenablage. Dies ist sinnvoll, wenn ein Report schon "ohne Archivierung" gedruckt wurde, er nun aber auch noch archiviert werden soll.
Archivierung in Zeugnisverzeichnis: Legt den Report in das Zeugnisarchiv. Es sollten nur Zeugnisse - und eventuell vergleichbare Reports - dorthin archiviert werden.

💡Hinweis

Da die Reports zweimal komplett erstellt werden, sind eventuelle anzuklickende Einstellungen oder Eingaben eines Reports bei einer Archivierung auch doppelt vorzunehmen. Dies betrifft etwa die Frage, ob mit Rand gedruckt werden soll oder (noch) fehlende Projektkurstitel für Projektkurse der Q1.

Bedingungen, um einen Report in die Dokumentenverwaltung zu legen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Sollte ein Report nicht in die Dokumentenverwaltung abgelegt werden können, prüfen Sie, ob alle dieser drei Bedingungen erfüllt sind:

die Datenquelle Schueler muss für den Report ausgewählt sein
es muss eine Gruppierung bezüglich eines Datenfeldes der Datenquelle im Report vorhanden sein, z.B. nach Schueler_Id
Auswahl Drucker mit Archivierung oder nur Archivierung (in Dokumentenverwaltung) im Druckmenü

Reporteinstellungen für Datenquellen und Gruppen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Gehen Sie über Bericht, um über Datenquellen die Datenquelle Schueler einzustellen.

Über dieses Dropdown-Menü können auch Gruppen... konfiguriert werden.

Die Gruppe Schueler.ID erzeugt einen Gruppenwechsel bei Wechsel des Schülers, so dass der Dokumentenverwaltung signalisiert wird, den Ordner zu wechseln.

Die Gruppe kann auch ansonsten im Report "unsichtbar" sein, das heißt, dass sie im eigentlichen Report nicht weiter verwendet wird.