Administration von SchILD als Vorbereitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Einstellungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Grundsätzlich sind an einer Schule Rahmenbedingungen für die Eingabe von Noten und Fehlstunden zu klären.
Dies betrifft unter anderem:
- wie Fehlstunden in der SI und SII erfasst werden (als Gesamtsumme, fachbasiert kursweise oder aus tagesbezogenen Fehlstunden).
- ob in der SI erweiterte Noten zugelassen sind (z.B. 1-, 3+ usw.)
- wie mit nicht-gemahnten 5en und 6en verfahren wird.
Weiterhin lässt sich die Noteneingabe sperren, damit nach dem Einlesen der Noten - oder sogar nach der Zeugniskonferenz! - keine unabgesprochenen Nachträge mehr vorgenommen werden können.
Diese Einstellungen finden Sie unter Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Fächer, Noten und der entsprechende Artikel im Wiki enthält weitere Informationen hierzu.
Ebenso sind die verwendeten Floskeln zu setzen und eventuell abgeschlossene Fächer zu holen.
Floskeln[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
In Schild-NRW gibt es sogenannte Floskeln. Dies sind wiederkehrende Bemerkungen, die in Zeugnisbemerkungen, Bemerkungen zum Arbeits- und Sozialverhalten, Angaben zum außerunterrichtlichen Engagement oder den fachbezogenen Bemerkungen vorkommen können.
Außerdem können Floskeln für Textzeugnisse angelegt werden.
Um diese Bemerkungen nicht immer eintippen zu müssen und damit einen gleichbleibenden Standard einzuhalten, können sie in SchILD-NRW mit einem Kürzel hinterlegt werden und so im Zeugnisdruck schnell per Mausklick eingefügt werden.
Der Artikel Floskeln bearbeiten listet die zur Verwendung von Floskeln notwendigen Informationen auf.
Die Zeugnisphase in SchILD[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die in diesem Artikel genannten Vorlaufzeiten sind als Vorschläge zum Nachdenken zu verstehen. Passen Sie bitte die Zeiträume an Ihre jeweils spezifische Situation an.
Gegebenenfalls Abfrage an Schüler[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Es kann sich empfehlen, ab und zu eine Abfrage an die Schüler (deren Erziehungsberechtigte) in Bezug auf ihre aktuellen Daten zu starten.
Eine solche Abfrage muss nicht in jedem Jahr stattfinden. Es sollte eine Abfrage rechtzeitig in Abschlussjahrgängen vorgenommen werden, um eventuelle Namensänderungen oder Änderungen der Konfession zu erfassen. Weiterhin sollte geklärt werden, ob die Konfession auf das Zeugnis gedruckt werden soll.
Vorlaufzeit: Monate bis Wochen vor dem Zeugnisdruck.
Überprüfung der angelegten Leistungsdaten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Damit Noten eingetragen werden können, müssen die Leistungsdaten des aktuellen Abschnitts korrekt sein.
Hat ein Schüler einen falschen Kurs oder einen tatsächlich besuchten Kurs nicht oder ist bei einem Fach aufgrund eines Wechsels eine falsche Lehrkraft eingetragen, erzeugen solche Fehler während und im Nachgang des Noteneintragens unnötige Nacharbeiten. Eventuell schlagen auch automatische Berechnungen von Abschlüssen oder der Versetzung fehl.
Überprüfen Sie daher im Vorfeld, ob alle Kurse, Fächer, Lehrkräfte usw. korrekt sind.
Überprüfen Sie direkt bei dieser Gelegenheit, ob vorherige nicht gewertete Abschnitte bei Wiederholern auch als "nicht gewertet" markiert wurden.
Sollen auch Teilleistungen oder Prüfungsnoten (z.B. der ZP10) erfasst werden, müssen Teilleistungen und die Fächer bis zu diesem Moment entsprechend konfiguriert werden.
Vorlaufzeit: Einige Wochen zuvor, wenn relative Ruhe herrscht. Auf jeden Fall muss die Kontrolle vor dem Beginn der konkreten Noteneingabe/dem Notenexport abgeschlossen sein.
Noteneintragung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Tragen Sie nun die Noten ein. Hierzu gibt es diverse Wege:
- Sammeln der Leistungsdaten und Eintragung direkt in SchILD durch ausgewählte Personen
- Zugriff von Lehrkräften direkt auf SchILD über einen eigenen Benutzernamen
- Export der Leistungsdaten, z.B. in Excel-Tabellen oder das Externe Notenmodul mit anschließendem Import
- Eintragung über kostenpflichtige Weboberfläche SchILDWeb von Ribeka
Je nach gewähltem Weg, können auch Bemerkungen (AuE wie "Klassensprecherin"), Prüfungsnoten oder Teilleistungen in Exportprogramme eingetragen werden.
Lassen Sie genug Zeit zum Eintragen der Noten. Je nachdem, wie Ihre Schule funktioniert, können einige Tage ausreichen, eventuell ist die Noteneintragung auch für zwei Wochen zu öffnen.
Achten Sie darauf, auch einen angemessenen Zeitraum zwischen dem "Ende der Noteneintragung" und dem "geplanten Beginn der Arbeit in den Abteilungen" zu lassen. Bei vielen Nachzüglern, Krankgeschriebenen usw. sind mitunter ca. zwei volle Werktage des Hinterherlaufens notwendig, um alle Noten auch tatsächlich im System vorliegen zu haben.
Klären Sie die Zuständigkeiten, wer direkt nach dem Ende der Noteneintragung auf Vollständigkeit prüft.
Beachten Sie bitte, dass ein Update auf SchILD-NRW, während mit einer anderen Version erstellte Notenlisten oder Externe Notenmoduldateien in Ihrem Haus unterwegs sind, beim Import dieser Dateien zu Fehlern führen kann. Warten Sie mit einem erneuten Update also bitte, bis die Leistungsdaten importiert wurden.
Vorlaufzeit: Ca. zwei Wochen zur Noteneintragung und ca. zwei Werktage zur Kontrolle der Noteneingänge auf Vollständigkeit und eventuellem Hinterherlaufen und -telefonieren.
Teilleistungen, Projektkursarbeiten, ...[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Erfassen Sie auch rechtzeitig je nach Notwendigkeit Teilleistungen, Lernbereichsnoten und Titel von Projektkursen und Themen von Projektkursarbeiten.
Beachten Sie hierzu die entsprechenden Wikiartikel.
Lernbereichsnoten werden im Aktuellen Abschnitt manuell oder über Gruppenprozesse eingegeben.
Die Themen von Projektkursen können unter Kurse bei der Zeugnisbezeichnung eingegeben werden. Bei der Anlage eines Projektkures ist unter den Katalogen das Fach mit dem Kürzel PX zu wählen und diese Projektkurs-Fächer müssen dann als Fach der Oberstufe markiert werden (das Kürzel PX ist Pseudofach und nicht für ASD).
Die individuellen Themen der Projektkursarbeiten sind als Fachbezogene Bemerkungen zu erfassen. Hierzu aktiveren Sie das Feld für Fachbezogene Bemerkungen über Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Globale Einstellungen. Dort findet sich unter Ansicht der Haken, mit dem Fachbezogene Bemerkungen in SchILD aktiviert werden können. Dann kann in den Leistungsdaten mit einem Doppelklick auf Fachbez. Leistungsentw. eine Bemerkung per Floskel oder manuell gesetzt werden.
Vorlaufzeit: Zusätzliche Informationen wie Projektkursthemen usw. sollten bis einige Tage vor der Nachbearbeitung der eingegebenen Daten vorliegen und können im Zuge der Konferenzvorbereitung eingepflegt werden.
Zeugnisbemerkungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Geben Sie Außerunterrichtliches Engagement und eventuelle Zeugnisbemerkungen ein. Diese lassen sich teilweise auch z.B. über das Externe Notenmodul durch die Klassenleitungen erfassen.
Einige Informationen liegen den Zeugnisbeauftragten nicht vor. Dies wären etwa Jahrgangssprecher oder wer in welcher Rolle in der Schülervertretung oder wer als Streitschlichter oder Schulsanitäter usw. mitwirkt.
Manche dieser Informationen können über AGen erfasst werden, andere müssen manuell zusammengetragen werden.
Vorlaufzeit: Holen Sie rechtzeitig verteilte Informationen zusammen.
Fehlstundenberechnung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wurden Fehlstunden nicht als Gesamt-Fehlstunden erfasst, sondern müssen aus Tagesbezogenen oder Fachbezogenen Fehlstunden gebildet werden, führen Sie den Gruppenprozess Noten, Zeugnisvorbereit. ➜ Fehlstundensummen autom. berechnen aus.
Über den Gruppenprozess Fehlstunden-Summen manuell eingeben können die Summen klassenweise leicht nachgetragen werden.
Eingabe von Konferenz- und Zeugnisdatum[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Setzen Sie per Gruppenprozess das Konferenz- und Zeugnisdatum für den aktuellen Abschnitt.
Vorlaufzeit: Im Rahmen der Konferenzvorbereitung.
Versetzungsberechnung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Führen Sie den Gruppenprozess Lernabschnitte, Versetzung ➜ Versetzungs-/Abschlussberechnung durch, um basierend auf den Leistungsdaten und dem in SchILD-NRW hinterlegten Algorithmus diese Felder zu berechnen und zu befüllen.
Wurden Veränderungen an den Leistungsdaten vorgenommen, ist die Prüfung erneut auszuführen. Diese kann über einen Gruppenprozess oder bei den individuellen Leistungsdaten des aktuellen Abschnitts (oben in der Kopfzeile des Fensters) angestoßen werden.
Berechnung des FHR usw.[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Liegen nun noch weitere Berechnungen, wie zum Beispiel für den Schulischen Teil der Fachhochschulreife (FHR) an, führen Sie diese wie in den entsprechenden Artikel beschrieben aus.
Achten Sie darauf, dass bei veränderten Leistungsdaten die Daten für den FHR neu geholt und dieser, beziehungsweise sein Schnitt, neu berechnet werden muss.
Sofern ein Abitur anliegt, sind die entsprechenden Berechnungen und Eingabe der Prüfungsleistungen wie in den Artikeln zum Abitur beschrieben durchzuführen.
Sonstiges[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Arbeitsgemeinschaften[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Verarbeiten Sie nun Arbeitsgemeinschaften oder ähnlich. Diese können zum Beispiel über Kurse erfasst und auf einem Zeugnis ausgegeben werden.
Alternativ lassen sich passende Bemerkungen über Floskeln einfügen.
Schüler, die nicht automatisiert verarbeitet werden[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Kümmern Sie sich nun um Schüler, die nicht durch automatische Prozesse zu Versetzung und Abschlussberechnungen erfasst werden.
Dies sind möglicherweise einer Klasse zugeordnete Flüchtlingskinder oder Schüler, die zieldifferenziert unterrichtet werden und statt Zeugnissen individuelle Textzeugnisse oder andere Leistungsübersichten erhalten.
Verarbeiten Sie auch eventuell vorliegende Anträge von Erziehungsberechtigten.
Zuweisungen o.Ä.[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Werden zum Beispiel Zuweisungen zu einer Differenzierungsebene an einer Gesamtschule vorgenommen, nehmen Sie diese soweit wie absehbar schon im Vorfeld der Konferenzen mit auf.
Vorbereitung der Zeugnisreports[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Auf der Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware finden sich aktuelle Zeugnisformulare, die für den aktuellen Abschnitt genutzt werden sollen.
Unter Zeugnisse Themenübersicht finden sich die hierzu notwendigen Informationen.
Eventuelle Veränderungen der Zeugnisse sind an dieser Stelle ebenfalls vorzunehmen. Soll zum Beispiel ein Stadtwappen oder ein anderes Logo des Schulträgers, das nicht das in der Datenbank hinterlegte Schul-Logo ist, auf dem Zeugnis auftauchen, muss dieses in die Reports eingebaut werden.
Es empfiehlt sich, im Reportverzeichnis eine Ordnerstruktur anzulegen, in dem die Zeugnisse nach Abschnitt sortiert werden und somit auch für rückwirkende Nachdrucke mit den Originalreports zur Verfügung stehen.
Beispiel für das 1. Halbjahr vom Schuljahr 2023/24:
C:\SVWS-Arbeitsverzeichnis\Schild-Reports\Zeugnisse\2023_24_1
Es kann sich noch eine Differenzierung gegebenenfalls in z.B. 'SI' und 'SII' anschließen.
Beachten Sie ebenfalls, dass Zeugnisvorlagen zugeordnet werden können. Sollen Zeugnisse mit zugeordneten Vorlagen gedruckt werden, würde dies in diesem Schritt konfiguriert werden. Der Druck findet dann über den Gruppenprozess Zugeordnete Zeugnisvorlagen drucken statt.
Vorlaufzeit: Je nach persönlichem Komfortgefühl einige Tage bis eine Stunde vor dem Zeugnisdruck.
Konferenzen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Laden Sie fristgerecht und entsprechend des gültigen Rechtsrahmens zu Zeugniskonferenzen und führen Sie diese durch.
Pflegen Sie die sich aufgrund von Konferenzbeschlüssen ergebenden Änderungen ein. Dies ist mitunter auch direkt von der Konferenz aus möglich, wenn eine Netzwerkverbindung zu SchILD-NRW besteht.
Leistungsübersichten können als Report erzeugt werden, um sie als .pdf anzuzeigen.
Es kann auch ein Konferenzmodul verwendet werden, um Änderungen auch direkt einzugeben und anzuzeigen.
Zeugnisdruck und Archivierung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Es gibt nun zwei Möglichkeiten, die Zeugnisse zu drucken.
Zum einen kann über die Gruppenprozess Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Zugeordnete Zeugnisformulare drucken gedruckt werden.
Wurden Zeugnisformulare zugeordnet, kann der Druck hier komfortabel angestoßen werden. Wählen Sie erst die zu druckenden Zeugnisse aus und klicken auf Ausgabe starten.
Dann muss angewählt sein, dass die ganze Gruppe gedruckt werden soll.
Anschließend wählen Sie im üblichen Druckmenü die Art der Ausgabe.
- Vorschau, um einen Blick auf das fertige Ergebnis zu werfen
- Drucker mit Archivierung um die Zeugnisse erst zu einem Drucker zu senden und dann anschließend einen zweiten Satz zu generieren, der in der Dokumentenablage abgelegt wird, sofern diese aktiviert wurde.
- Drucker ohne Archivierung schickt die Zeugnisse zu einem Drucker, ohne dass eine Kopie in der Dokumentenablage erzeugt wird.
- nur Archivierung erzeugt die Zeugnisse in der Dokumentenablage, ohne den Dialog für einen physischen Druck zu öffnen.
- Archivierung in Zeugnisverzeichnis funktioniert wie die Dokumentenablage, jedoch werden die .pdf-Dateien im konfigurierten Zeugnisverzeichnis abgelegt.
Bestätigen Sie mit OK und warten Sie bitte unbedingt ab, bis der Gruppenprozess abgeschlossen ist, bevor Sie einen neuen anstoßen.
Weiterhin kann auch über die Reportverwaltung gedruckt werden. Hierbei filtern Sie die zu druckende Schülergruppe im Schülercontainer und starten dann den Druck des gewünschten Reports.
Auch hier stehen die oben besprochenen Wahlmöglichkeiten zu Druck und Archivierung zur Verfügung.
Ist dies gewünscht, drucken beziehungsweise kopieren Sie an dieser Stelle eventuelle, den Vorgaben entsprechende Exemplare für eine physische Archivierung.
Überweisungszeugnisse, Abgangs- und Abschlusszeugnisse[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Verlässt ein Schüler mit einem ausgegebenen Zeugnis die Schule, ist der Prozess wie oben durchzuführen. Jedoch sind darüber hinaus zuvor noch weitere Vorbereitungen zu treffen:
- Eintragung des Sprachreferenzniveaus: Stellen Sie sicher, dass die Sprachenfolge korrekt eingetragen ist, dann lässt sich das Sprachreferenzniveau berechnen. Hier können die Gruppenprozesse in der Gruppe Allgemein helfen. Sprachenfolge aus Leistungsdaten ermitteln setzt diese aus vorhandenen Leistungsdaten zusammen, Sprach-Referenzniveau ermitteln setzt soweit möglich dieses automatisch fest. Tragen Sie weiterhin manuell ein eventuell erreichtes Latinum, Graecum oder Hebraicum ein, da diese nicht automatisch gesetzt werden.
- Setzen Sie unter Schüler im Reiter Schulbesuch das Entlassdatum Entlassen am.... Dieses ist mindestens zu setzen, füllen Sie aber bitte auch die anderen Felder korrekt aus. Wird der Gruppenprozess Zeugnisse drucken und Schüler ausschulen genutzt, ist dieser Schritt nicht notwendig.
Falls mittlerweile ein Abschnittswechsel stattfand, ist in der Reportverwaltung der vorherige Abschnitt als Datenbasis für den Zeugnisdruck einzustellen.
Text- und Ankreuzzeugnisse[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Über SchILD-NRW lassen sich Text- und Ankreuzzeugnisse generieren. Ebenfalls können Lernstandsberichte erzeugt werden, die ähnlich wie Textzeugnisse funktionieren.
Die Zeugnisse sind über die Seite des MSB für Schulverwaltungssoftware wie alle anderen Zeugnisse auch zu beziehen. Sie finden sich im Bereich für die Grundschule.
Erzeugen Sie für Textzeugnisse erst die gewünschten Floskeln über Kataloge ➜ "Floskeln" bearbeiten.
Entsprechend werden die Ankreuzkompetenzen unter Kataloge ➜ Angaben für Ankreuzzeugnisse hinterlegt.
Schaue Sie für detaillierte Ausführungen zu diesen Zeugnisformen bitte in die zugehörigen Artikel in diesem Wiki. Sie finden sich unter der Überschrift Tutorials ➜ Grundschule.
Häufige Fehler beim Zeugnisdruck[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]