Von SchILD-NRW 2 auf SchILD-NRW 3 umsteigen
Vergleichen Sie die technischen Grundlagen und Arbeitsabläufe beider Programmversionen. Beachten Sie insbesondere Datenbankzugriff, Ordnerstruktur und veränderte Eingabestellen.
SchILD-NRW 3 unterscheidet sich trotz des neues Aussehens in vielen Aspekten nicht bis kaum von den aus SchILD-NRW 2 gewohnten Abläufen.
In Bezug auf andere Aspekte kann es im Detail teils wichtige Unterschiede geben. Dieser Artikel soll nicht alle kleinen Änderungen auflisten, sondern auf einen schnellen Blick auf wichtige Veränderungen im Verhalten und Arbeitsablauf hinweisen.
Nehmen Sie auch die FAQ in dieser Dokumentation zur Kenntnis.
Technische Änderungen
Datenbankserver statt MS Access Datenbank
SchILD-NRW 3 nutzt einen Datenbankserver statt einer veralteten MS-Access-Datei. Damit ist es im Rahmen moderner Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheit nicht mehr allen SchILD-Nutzern möglich, die Datenbank-Datei mit allen enthaltenen Daten (!) zu kopieren und selbst in andere Installationen zu bringen.
Nutzen Sie für interne Arbeitsbackups die Funktionen in Verwaltung ➜ Datenbank. Hier werden SchILD-Administrationsrechte benötigt.
Die großen Vorteile des Datenbankservers sind eine modernden Standards entsprechende Datensicherheit und Performance, letzteres gilt besonders im Mehrnutzer- und Netzwerkbetrieb.
Es wird in SchILD-NRW 3 exklusiv die Datenbank MariaDB unterstützt.
Nutzung der SVWS-Datenbank
Hierbei ist zu beachten, dass SchILD-NRW-3 selbst nur noch ein Clientprogramm ist und nicht mehr die eigene Datenbankverwaltung mitbringt, sondern die SVWS-Datenbank mit nutzt.
SchILD-NRW und der SVWS-Server
Zusätzlich zu SchILD-NRW sind auch Updates zum SVWS-Server zu installieren. SchILD-NRW benötigt den aktuellen, zur verwendeten Version passenden SVWS-Server.
Ordnerstrukturen
Für SchILD-NRW 3 und den SVWS-Server gibt es vier Ordner:
- Im Installationsordner von SchILD-NRW 3 haben Nutzer selbst nur Leserechte. SchILD-NRW-3 kann nur gestartet werden. Hier liegen keinerlei Nutzerdaten.
- Im Installationsordner des SVWS-Servers und im Ordner mit den Daten des SVWS-Servers haben Nutzer keinerlei Rechte und sie sehen diese gar nicht.
- Alle Nutzerdaten und Daten zur Arbeit mit SchILD-NRW 3 und dem SVWS-Server liegen im SVWS-Arbeitsverzeichnis.
Arbeitssicherungen in SchILD-NRW verwalten
Im Gegensatz zu bisherigen Datenbank-Lösungen lassen sich Backups - entsprechende Berechtigungen des Nutzers vorausgesetzt - nun von SchILD-NRW aus erzeugen und wieder einlesen.
Die Backups lassen sich auch in anderen SchILD-NRW-Installationen einlesen.
Hinweis
Technisch gesehen handelt es sich hierbei um Datenbank-Migrationen.
Kein Master-Zugang
Es gibt in SchILD-NRW 3 keinen Master-Zugang, eine sogenannte "Backdoor", zu Datenbanken oder zu SchILD-NRW. Dieses Konzept ist nicht mehr zeitgemäß.
Wichtig
Achten Sie daher bitte auf Ihre Kennwörter. Nehmen Sie hierzu den Bereich zu den Nutzerarten in den FAQ zur Kenntnis.
Klare Trennung der Ordner
Im SchILD-NRW3-Installationsverzeichnis ist keinerlei Nutzertätigkeit mehr vorgesehen. In diesem Verzeichnis schreibt einzig der SchILD-Installer. Nutzer benötigen nur Lesezugriff, um SchILD-NRW3 starten zu können.
Alle Nutzerdaten für SchILD-NRW - Reporting, Im- und Export usw. - liegen im SVWS-Arbeitsverzeichnis.
Auf die beiden Verzeichnisse des SVWS-Servers, einmal das Installationsverzeichnis und dann das Datenverzeichnis, haben Nutzer keinerlei Zugriff.
Keine Pop Up- und schwebenden Fenster
In SchILD-NRW 3 wurde darauf verzichtet, Pop-Up-Fenster und schwebende Fenster zur Eingabe zu verwenden.
JSON-Dateiformat
Für den strukturierten Datenaustausch wird an verschiedenen Stellen das JSON-Dateiformat eingesetzt.
Konsultieren Sie hierzu auch die kurze Einführung zu diesen Format unter den Tutorials.
Speicherort der ASDTABS.MDB und schulver.mdb
Für technisch versierte Nutzer: Die Dateien ASDTABS.mdb und schulver.mdb zur Statistik ist nun nicht mehr im Unterordner \keytabs\ gespeichert, sondern in \IT-NRW\.
Entsprechend gibt es das Verzeichnis \LDS\ nicht mehr, da die Statistik nicht über ein "Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik", sondern über IT-NRW läuft.
Reports in SchILD-NRW 3 und SchILD-NRW 2
Beim Öffnen von hochgradig individuell gestaltenten SchILD-NRW 2-Reports kann es zu Problemen mit SchILD-NRW3 führen. Dies gilt besonders, wenn eigene Datenquellen definiert wurden.
Grundsätzlich sind die Reports von SchILD-NRW 2 mit SchILD-NRW3 kompatibel und können verwendet werden.
Achtung
Kompatibilität von SchILD-NRW 2 und SchILD-NRW 3:
- Reports aus SchILD-NRW 2 können grundsätzlich weiterverwendet werden. Falls ein Report in SchILD-NRW 3 nicht richtig funktioniert, öffnen Sie ihn dort im Reportdesigner und speichern Sie ihn ohne weitere Änderungen. Dabei wird das Dateiformat an die neuere Version des Reportdesigners angepasst.
- Obwohl die Reports grundsätzlich kompatibel sind, gibt es viele SchILD2-Reports in denen über die letzten Jahrzehnte auf mitunter sehr kreative Weise gebastelt wurde. Hier können durchaus Fehler auftreten.
- Einige veraltete Komponenten aus dem SchILD2-Report-Baukausten sind in SchILD3 nicht mehr vorhanden: Dies bezieht sich hauptsächlich auf die Grid-Komponenten, auch die alten Kreuztabellen existieren so nicht mehr in den neuen Versionen des Reportbaukastens. Reports, die diese nutzen, werden nicht mehr funktionieren. Die Funktionalitäten der alten sind in SchILD3 weiterhin über andere Wege - leichter - umsetzen.
- Beachten Sie hier den folgenden Tipp.
Tipp
Für SchILD-NRW 3 wurden die Basisreportsammlung und die schulformspezifischen Reports überarbeitet. Prüfen Sie bei der Umstellung, welche vorhandenen Reports durch die neuen Vorlagen ersetzt werden können. So können Sie einheitlich gestaltete Reports nutzen und gegebenenfalls Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen.
Beachten Sie bei neuen Downloads der Basisreportsammlung, dass mittlerweile eine Version für SchILD-NRW-3 angeboten wird.
Datenquellen im Reporting
Grundsätzlich funktionieren die Datenquellen im Reporting wie in SchILD-NRW-2. Es gibt unter Umständen an einigen Stellen leichte Neuerungen, zum Beispiele neue Felder in Datenquelle SchildUmgebung für verschiedene Formate von Schuljahr/Abschnitt.
Statistikrelevante Felder individuell hervorheben
Statistikrelevante Felder sind mit einem Sternchen * gekennzeichnet. Es ist per Standard keine Farbe für diese Felder mehr gesetzt.
Jedem Nutzer sei es empfohlen, direkt beim Beginn der Arbeit mit SchILD-NRW-3 eine Standardfarbe für Statistikrelevante Felder zu setzen. Tun Sie dies über Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Farbe für statistikrelevante Felder.
Änderungen im Workflow
Daten zum Aktuellen Halbjahr
Die Daten zum aktuellen Halbjahr der Schüler werden nicht mehr doppelt im aktuellen Halbjahr (Lernabschnitt) und in den Individualdaten I gespeichert, sondern nur noch im aktuellen Halbjahr.
Achtung
Wenn also das aktuelle Halbjahr bei einem Schüler gelöscht wird, sind die aktuellen Informationen zu Klasse, Jahrgang, Prüfungsordnung usw. beim Schüler nicht mehr vorhanden und müssen anderweitig neu eingetragen beziehungsweise wiederhergestellt werden.
Entsprechend sind die Anzeigen in den Individualdaten I und II der Daten zu Förderschwerpunkt oder Merkmalen und so weiter im Nur-Lesemodus zur Ansicht.
Klassen werden für Lernabschnitte angelegt
Im Katalog "Klassen- und Versetzungstabelle" werden die Klassen für jeden Lernabschnitt angelegt. Der Schalter "sichtbar" und dann das Filtern auf "nur sichtbare Klassen" entfällt somit. Im Kopf der Klassenliste wird nun der jeweilige Lernabschnitt gewählt.
Weiterhin lassen sich Klassenleitungen für die Lernabschnitte setzen und damit auch archivieren.
Klassenleitungen gemeinsam zuordnen
Statt einen Klassenlehrkraft und eine stellvertretende Lehrkraft zu setzen, kann nun eine Liste mit Lehrkräften als Klassenleitung angelegt werden.
Somit findet keine auf diesen beiden Rollen basierende Hierarchisierung mehr statt und es können mehr als zwei Personen erfasst werden.
Geänderte Erfassung der Quartale
Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Globale Einstellungen ➜ Ansicht: Aktivieren Sie Verwendung von Quartalsnoten in den Leistungsdaten der Schüler.
Quartale als Lernabschnitte werden nicht mehr unterstützt.
Die Halbjahre - und ihre Abkürzungen - können nach wie vor in "Semester", "Abschnitt", "Halbjahr" oder eine freie Bezeichnung umbenannt werden.
Entsprechend sind nur für Quartale relevante Funktionen aus dem Reporting entfernt worden.
Die Quartalsnoten stehen nun über Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Leistungsdaten als weitere Spalte zur Verfügung.
Sie können unter Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Globale Einstellungen im Bereich Ansicht den Haken bei Quartalsnoten zeigen setzen.
Dann wird in den Schüler-Leistungsdaten des Aktuellen Lernabschnitts einen weitere Spalte für Quartalsnoten anzeigt.
Tipp
Nutzen Sie alternativ oder zusätzlich Teilleistungen, um Elternsprechtagsnoten, Aufschlüssellungen in mündlich/schriftlich usw. zu erfassen.
Hinweis
Bei der Migration einer Schule im Quartalsbetrieb werden die Noten der Quartale automatisch in die Spalte des zugehörigen Halbjahres eingetragen.
Die Migration einer Datenbank mit Quartalen dauert einige (!) Zeit länger als eine normale Migration.
Ergebnisse der Versetzungs- und Abschlussberechnungen
Die Ergebnisse der Versetzungs- und Abschlussberechnungen werden für jeden Lernabschnitt getrennt gespeichert.
Damit ist auch die erneute Berechnung für vorherige Lernabschnitte möglich.
Fächer der Oberstufe im SVWS-Webclient
Die Fächer der Oberstufe werden nun über den SVWS-Webclient verwaltet. Nutzen Sie hier die Dokumentation des SVWS-Webclients [1].
Nur noch eine Erfassung der Zuwanderungsgeschichte
Die Vereinfachte Erfassung der Zuwanderungsgeschichte wird vom neuen Datenbankserver nicht mehr unterstützt und damit bietet sich nur noch eine Option zur Erfassung der Zuwanderungsgeschichte.
Bei der Statistik wird bei einem "nicht deutschen" Eintrag korrekt "Nicht deutsch" gemeldet, die übrige Zuwanderungsgeschichte wäre zukünftig einzupflegen.
Erzieherfunktionen" sind über "Personengruppen" zu erfassen
Die Erzieherfunktionen, die unter Schüler ➜ Erziehungsberechtigte gesetzt wurden, fallen weg, um das Management der unterschiedlichsten Gruppen zu vereinheitlichen.
Nutzen Sie für diese bisherige Funktion die Personengruppen, die sich über das Menü Kataloge ➜ Personengruppen verwalten lassen.
Wegfall des Filter II und neue Bezeichnung "Schülerfilter"
Der Filter I heißt jetzt Schülerfilter.
Der alte "Filter I" heißt nun "Schülerfilter", funktioniert von der Umbenennung abgesehen aber identisch.
Der Filter II ist in SchILD-NRW 3 nicht mehr enthalten.
Serienbriefdruck mit MS Word über Export
Der Druck von Serienbriefen über MS Word wird nicht mehr über eine Druckausgabe angestoßen, sondern wird über Verwaltung ➜ Export ➜ Datenexport im xlsx- oder txt-Format durch Aktivieren des Hakens Nach dem Export Word-Seriendruck starten angestoßen.
Wurde keine eigene Steuerdatei definiert und diese leer gelassen, stehen die zum Export gewählten Felder als Word-Serienbriefdruck-Felder zur Verfügung.
Hinweis
Nehmen Sie an dieser Stelle bitte unbedingt die komplett überarbeiteten Basisreports und die neue Serienbriefsammlung zur Kenntnis! Arbeiten Sie so viel wie möglich mit den neuen Standardreports.
Neuer Gruppenprozess "Alle Vornamen anpassen"
Durch den Gruppenprozess Alle Vornamen anpassen kann eine Korrektur für den Feldeintrag "Alle Vornamen" vorgenommen werden.
Durch diesen Prozess wird der Rufname in das Feld "Alle Vornamen" übertragen, sofern das Feld "Alle Vornamen" nicht leer ist und der Rufname dort noch nicht vorhanden ist.
Hinweis
Dieser ist besonders vor einer Migration interessant.
Bearbeiten eines Lernabschnitt, inklusive der Versetzungsvermerke über Gruppenprozesse ➜ Individualdaten ändern.
Gruppenprozess "Lernabschnitte individuell anlegen/bearbeite" fällt weg
Der Gruppenprozess Lernabschnitte individuell anlegen/bearbeiten wird in SchILD-NRW3 nicht mehr benötigt.
Lernabschnitte, also die Kombination aus Schuljahr und Halbjahr werden nun über die Individualdaten erfasst können damit über Gruppenprozesse ➜ Individualdaten ändern im Reiter Lernabschnitte bearbeitet werden. Wählen Sie das passende Schuljahr/Halbjahr über das Feld Schuljahr.
Damit ist der erste genannte Gruppenprozess nicht mehr notwendig.
Gruppenprozess "Versetzungsvermerk ändern" fällt weg
Der Versetzungsvermerk wird nun ebenfalls über den Reiter Lernabschnitte in Gruppenprozesse ➜ Individualdaten ändern verwaltet. Wählen Sie das passende Schuljahr für den korrekten Lernabschnitt und nutzen Sie dann das Feld Vers.-Vermerk.
Ein gesonderter Gruppenprozess ist damit nicht notwendig.
Gruppenprozess "Lernabschnitte mit Standardangaben anlegen" fällt weg
Wenn in SchILD-NRW 3 ein Schüler aufgenommen wird, ist automatisch ein Lernabschnitt mit dem Abschnitt, in den die Aufnahme erfolgt, angelegt worden. Damit fällt auch dieser Gruppenprozess weg.
Gruppenprozesse "Kurse zuweisen" werden zusammengefasst
Statt der zwei getrennten Gruppenprozesse Kurse zuweisen (Einzel) und Kurse zuweisen (Mehrere) gibt es in SchILD-NRW3 nur einen Kurse zuweisen benannten Gruppenprozess. Der Einzelprozess wurde entfernt, da sich mit dem tabellarischen Verfahren auch nur ein einzelner Kurs zuweisen lässt.
Vermerke haben einen eigenen Reiter
Aktivieren und Deaktivieren Sie den Reiter Vermerke über die Einstellungen.
Die Vermerke finden sich nicht mehr bei Schüler ➜ Laufbahninfo, sondern haben einen eigenen Reiter Schüler ➜ Vermerke.
Dieser Reiter kann nun in den Einstellungen deaktiviert werden, falls Ihre Schule keine Vermerke verwenden möchte.
Sie finden den Haken für Karteireiter "Vermerke" zeigen zur Steuerung unter Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Globale Einstellungen ➜ Allgemeines ➜ Ansicht.
Bemerkungen sind nun ein Vermerk
Das Feld Bemerkungen in den Individualdaten I wurde entfernt.
Werden bei der Migration der Datenbank Bemerkungen in den Individualdaten gefunden, werden diese als ein Vermerk Bemerkungen abgelegt.
Sportbefreiungen werden ein Vermerk
Die Sportbefreiungen aus den Individualdaten I gibt es in dieser Form in SchILD-NRW 3 nicht mehr. Existierende Einträge werden bei der Migration als Vermerk angelegt.
Schulformspezifische Änderungen
Grundschule
In der Grundschule fallen die Jahrgänge E1, E2 und E3 der Schuleingangsphase weg. Es werden nur noch die reinen Jahrgänge 01, 02, 03 und 04 erfasst.
Für Schülerinnen und Schüler in den Jahrgängen 01 und 02 wird zusätzlich das EP-Jahr E1, E2 oder E3 in jedem Halbjahr unter Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Allgemeine Angaben zugeordnet. In Individualdaten I wird das momentane EP-Jahr aus der Schülertabelle zunächst nur angezeigt. Ab Jahrgang 03 entfällt das Eingabefeld im Halbjahr; Korrekturen am gespeicherten Wert sind dann in Individualdaten I möglich. Siehe EP-Jahre eintragen.
Beim Export nach ASDPC im Zuge der Statistik wird der Jahrgang automatisch korrekt auf die von ASDPC erwarteten Werte gesetzt.
Andere Module
Noteneingabe im SVWS-System
Die Notenerfassung mit GradeHub und WeNoM ist dem SVWS-Server zugeordnet. Einrichtung und Bedienung sind in der SVWS-Dokumentation beschrieben; siehe auch Noten mit GradeHub und WeNoM erfassen.