Die Ordnerstruktur der Reportverwaltung
Organisieren Sie Ihre Reports in einer Ordnerstruktur, die zu den Arbeitsabläufen Ihrer Schule passt. Die Struktur ist grundsätzlich frei wählbar. Zwei bei der Installation angelegte Ordner haben eine besondere Aufgabe.
Besondere Ordner
Die Ordnerstruktur im Windows-Explorer.
| Ordner | Aufgabe |
|---|---|
Subreports | Enthält Unterreports, die andere Reports verwenden können. Häufig benötigte Bestandteile müssen dadurch nicht für jeden Report neu erstellt werden. |
Header_Footer | Enthält besondere Subreports für Köpfe und Füße, die über oder unter einer Reportausgabe eingefügt werden. |
Greifen mehrere Reports beim Erzeugen ihrer Ausgabe auf denselben Subreport zu, wirkt sich eine Änderung dieses Subreports auf alle diese Ausgaben aus.
Beispiele für gemeinsam verwendete Bestandteile
- Ein allgemeiner Adresskopf kann in mehreren Serienbriefen verwendet werden.
- Ein formaler Kopf eignet sich für externe Briefe, ein platzsparender Kopf für interne Listen.
- Ein gemeinsamer Fuß kann auf allen Klassen- und Kurslisten das Druckdatum ausgeben.
Eigene Ordner anlegen
Wählen Sie für weitere Reports eine für Ihre Schule passende Gliederung, etwa nach Aufgaben oder Schulstufen. Wie Sie einen Report in einem solchen Ordner bereitstellen, zeigt Reports in die Reportverwaltung einfügen.
Tipp – Zeugnisformulare für Nachdrucke aufbewahren
Legen Sie einen Ordner Zeugnisse mit Unterordnern für Schuljahr und Halbjahr an. Löschen Sie diese Formulare nach der Zeugnisphase nicht. So können Sie Nachdrucke für einen früheren Lernabschnitt mit den ursprünglich dafür heruntergeladenen Zeugnisformularen erstellen.