Dokumente eines Schulkindes ablegen und aufrufen
Nutzen Sie die aktivierte Dokumentenverwaltung, um erzeugte Reportausgaben im zugehörigen Schülerordner abzulegen und vorhandene Dokumente aufzurufen.
Wurde die Dokumentenverwaltung über Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Globale Einstellungen ➜ Dokumentenverwaltung aktiviert, steht nun ein weiterer Reiter Dokumentenverwaltung bei den Schülern zur Verfügung.
Konsultieren Sie hierzu den Artikel Reportausgaben und Zeugnisse archivieren.
Auswahl, ob ein Report nur zum Drucker, zum Drucker und in die Dokumentenverwaltung oder nur in die Dokumentenverwaltung gesendet werden soll.
Reportausgaben ablegen
Die Optionen der Dokumentenablage erscheinen beim Erzeugen eines Reports, wenn dieser die Datenquelle Schueler und eine Gruppe Schueler.ID enthält.
- Drucker mit Archivierung sendet den Report zu einem Drucker und zusätzlich wird ein PDF im Ordner des Schülers der Dokumentenablage erzeugt.
- nur Archivierung (in Dokumentenverwaltung) erzeugt nur das PDF. So lässt sich zum Beispiel auch ein schon gedruckter Report noch einmal nach-archivieren.
der Reiter Schüler ➜ Dokumentenverwaltung.
Über den Reiter Schüler Dokumentenverwaltung erreichen Sie den Unterordner des Schülers und sehen die dort abgelegten Dokumente.
Die Dokumente in der Dokumentenverwaltung eines Schülers.
Über diesen Explorer lassen sich wie in Windows alle abgelegten Dokumente direkt aufrufen.
Mit der Rechten Maustaste kann das übliche Kontextmenü von Windows geöffnet werden. So lässt sich zum Beispiel auch ein eigenes Explorer-Fenster öffnen.
Hinweis
Für die Dokumentenablage gilt keine einheitliche gesetzliche Zehnjahresfrist. Nach § 9 VO-DV I unterscheiden sich die Fristen nach Dokumentart: Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre, Schülerstammblätter 20 Jahre, die dort genannten übrigen Zeugnis- und Prüfungsunterlagen 10 Jahre, alle übrigen Daten 5 Jahre. Vor einer Löschung sind Dokumentart, Fristbeginn und gegebenenfalls die Anbietung an das zuständige Archiv zu berücksichtigen. Die Programmauswahl ersetzt diese Zuordnung nicht.